Microsoft365活用集

リモートワークの普及によりビジネスコミュニケーションツールを導入する組織が増え、今では業務に必要不可欠なツールになっています。なかでも、Microsoft Teams（以下「Teams」という）はMicrosoft 365とシームレスに連携できることから、利用している組織は多岐にわたります。
しかし、「Teamsを使っているけどいまいち使いこなせていない」という方もいるのではないでしょうか。Teamsには様々な機能があり、使い方次第では業務の生産性を一気に上げることができます。

本記事では、Teamsを使いこなすために覚えておきたい便利な活用方法をご紹介します。

そもそも、Teamsとは？

Teamsはマイクロソフト社が提供する「Microsoft 365」のコラボレーションプラットフォームで、チャット、ビデオ会議、ファイル共有、Officeアプリ（Word、Excel、PowerPoint等）との連携など、豊富な機能を利用できます。業務でMicrosoft製品を普段から利用している場合はTeamsを導入していることが多いため、Teamsの使い方をマスターすることは仕事の生産性を向上させることに直結するといえるでしょう。

Teams の機能や操作方法に関する情報は【Teams サポート（公式）】をご覧ください。

1. 議事録不要で工数削減

Teamsには録画機能（レコーディング）と文字起こし機能（トランスクリプション）が付いており、それらを活用することで議事録の作成や手元のメモが不要となり、手間が削減された分、別の作業に時間を使うことができます。
加えて、途中参加者や欠席者が会議の履歴を見返すことができるため、情報共有が簡単なのも利点です。

操作・設定方法は【Teams会議　レコーディング・トランスクリプション】をご覧ください。

2. 背景の名刺化で印象UP

オンライン会議で名刺交換がなくなり、どのように会議を始めるべきか戸惑った経験はないですか？
Teamsの背景画像を自身のプロフィールにすることで、オンライン会議時や商談時の挨拶やアイスブレイクに活用できます。

日本マイクロソフト株式会社　出典【Web 会議で活用できるテンプレート】

背景画像は自由に設定できるため、背景を名刺代わりに活用したり、自身の趣味やペットの写真を使ったりと、様々な工夫をすることで、相手に自身のことを覚えてもらい易くなります。印象UPや、会話のきっかけづくりに活用してみてください。

操作・設定方法は【Teams 会議の背景】をご覧ください。

3. 字幕表示と自動翻訳でより便利に

Teamsには会議中の発言をリアルタイムで字幕表示する機能（ライブキャプション）と自動翻訳機能があり、音声が聞き取れない状況や扱う言語が異なる場合など、字幕から会議内容を把握することができます。

発表者の話す言語に応じて設定を変えることができるため、言語が壁となり狭まっていたビジネス機会を広げることに繋がります。また、音が聞こえづらい状況や環境でも、視覚的に情報収集ができるため、業務の幅を広げることが可能です。

操作・設定方法は【Teams ライブキャプション】をご覧ください。

4. 外出や休暇予定も一括で簡単周知

Teamsでは自身のステータスにメッセージを設定することで、自分宛にメッセージが送信される際に、相手へ状態を伝えることができます。外出や休暇、応答できない時間帯などをあらかじめ設定しておくことで、リモートワークでも、業務の連携先の調整などがスムーズに行えます。

また、アイコンの右下に表示されるステータス（プレゼンス）の色で、連絡可能、取り込み中、オフライン等も確認可能です。

操作・設定方法は【Teams ステータスメッセージ】をご覧ください。

5. 大規模な会議でもコミュニケーションを活発に

Teamsのブレークアウトルーム機能を使うと、会議の進行具合に合わせて参加者を少人数のグループに分けることができます。これにより、大人数の前だと話しづらい場合やディカッションに進展がない場合など、より集中的かつ効率的な会話を行うことができます。その後、再度、全体の会議へ戻りグループごとの意見を共有することで、何度も会議を行うことなく、一度の会議の生産性向上を図れます。

ブレイクアウトルームは、ミーティングのコントロールバーから設定が可能です。

操作・設定方法は【Teams ブレイクアウトルーム】をご覧ください。

この記事では、Teamsの便利機能や活用方法についてご紹介しました。
Teamsの機能を上手に使いこなすことで、業務の生産性向上にお役立てください。