IT管理者が必ず行う業務のひとつにハードウェア、ソフトウェア、アカウント等の棚卸があります。実数量とその評価額を正確に把握するだけでなく、在庫・余剰の把握、セキュリティリスクの確認や契約内容の見直し等、現状を正確に把握した上でそれらを有効的に活用するための重要な業務です。
例えば、PCやライセンスのバージョンアップ時期やサポート期間を把握していなければ、効率的な活用はもちろんのこと事前に必要分を調達することはできません。
この記事では、IT管理者の棚卸業務の必要性と効果的な実施方法について例を挙げながら説明します。
棚卸の目的
- 正確な利益の把握
基本的に棚卸は利益の計算を正確に行い、組織にどれだけの資産があるか把握する目的があります。モノは現物の数量を確認するのみですが、IT管理者の場合はアカウントやライセンスなど、目に見えない資産も棚卸対象となります。
- コンプライアンス遵守
特にソフトウェアは棚卸や管理不足によりライセンス違反に繋がり刑事罰の対象となる可能性があります。契約形態によっては意図せずとも契約範囲を超えて利用ができ、著作権法の抵触や組織の信頼を失うことに繋がりかねません。そのような事態を防ぐためにも、IT管理者として従業員の利用しているソフトウェア管理は徹底する必要があります。
- セキュリティリスクの特定
IT資産の管理はセキュリティリスクを特定する上でも非常に重要です。古いシステムや更新されていないソフトウェアはセキュリティの脆弱点になり、外部攻撃を受け情報漏洩に繋がる場合もあります。定期的な管理・棚卸しを通じて、セキュリティリスクを未然に特定し、対策を講じる必要があります。
- コストの削減
IT資産の管理不足により、未稼働のPC在庫が増えたり、使われていないライセンス費を払い続けていたりと、無駄なコストを割いているケースがあります。定期的に管理状態の見直しや棚卸を行うことで、実際に何がどのくらい必要かを把握し、余剰コストの削減だけでなく追加コストの発生を防ぐことも可能です。
棚卸の基本
台帳の作成と更新（都度メンテナンス）
まずは組織が所有する機器やライセンス等の情報を洗い出し、リストを作成します。形式はそれぞれですが、必要な項目がリスト化されていることが望ましく、資産管理ツールまたはExcelなどの表計算ソフトを活用することを推奨します。
- 資産の種類：ハードウェア、ソフトウェア、ライセンス、リース資産など
- 利用状況：バージョン/取得時期、設置/保管場所、利用期間/契約終了時期、利用料など
- 担当者：管理者/利用者の氏名や連絡先、所属部署など
POINT 正確性の確保
台帳作成では情報の正確性が非常に重要です。不正確な情報では、その後の照合作業が上手くいかず、無駄遣いやセキュリティリスクの見落としに繋がる可能性があるため、購入記録や過去の棚卸データ等、正確な情報源を参照するようにしましょう。
台帳との照合（年に1度以上）
管理台帳の作成後、現物との照合作業を行います。製品の導入・廃棄、担当者の異動など、都度の台帳メンテナンスが求められますが、作業に漏れやミスが生じることも考慮し、一斉棚卸の時期を設ける組織が多くあります。一度きりではなく、年に1度以上の定期業務として実施することで、現場担当者も事前の準備がしやすく、また次回の棚卸作業の負荷を下げることができます。
POINT 役割を分担する
棚卸対象は各々の現場で調達/利用されており、ＩＴ管理者が全てを確認することは困難です。ツールを上手く活用しつつ、各現場の担当と役割分担し連携を取ることで効率よく短期間で行うことができます。効率的かつ属人化による作業ミスを防ぐことも考えましょう。
よくある棚卸のお悩み
従業員へ配布しているPCを、誰が、どこで、どのように利用しているか分からない
働き方が多様化し、PCやスマホ等の端末を従業員それぞれが保管するケースが増えたことで、全てを目視で確認することが難しくなってきました。WorkRichでは、IT資産管理ツールの提供とその運用支援を行う端末管理強化オプションを多くのお客様に活用いただき、棚卸業務の効率化を図っています。PCと管理ツールを連携させ、常に最新情報をダッシュボードで確認できるだけでなく、棚卸時には各担当者へ依頼を通知し自動で棚卸結果を反映することが可能です。
参考記事【管理者向け】 ISMCを活用した棚卸
在庫端末やUSB等のIT周辺機器の棚卸ができていない
現在利用していない在庫のPCや、USBメモリ、アダプター等の細かい機器の把握ができておらず、紛失してしまうケースも発生しています。管理ツールではPCやスマホ等のインターネット接続端末のみの登録で、それ以外はExcelで個別管理している場合もありますが、端末管理強化オプションでは登録名や紐づけ情報を管理者が指定できるため自由度が高く、どのような対象であっても一元管理ツールとして登録が可能です。
Teamsのユーザー把握が面倒で棚卸にも時間がかかる
昨今Microsoft Teamsをコミュニケーションツールとして利用する企業が増えてきました。契約中のライセンスは定期的に棚卸しているものの、アカウントまで手が回っていないケースが多く見受けられます。入退社や人事異動等で期末に変化することが多いため、セキュリティ対策としても管理するチャネルのユーザーやアクセス権限等の更新を常に行う必要がります。現状の洗い出しにはPowerShellを使用すると効率よく一覧で出力可能です。
棚卸は必ず必要な業務ですが、多くの労力がかかります。ツールを効果的に活用し、できる限り省力化しつつも正確に行うことが必要です。利用状況を把握し、必要な場所に適切なリソースを割り当てることで業務の生産性向上へ繋げましょう。